KPIs – Key Performance Indicators (Leistungsindikatoren)
Der Nutzen von KPIs besteht darin, die Leistung und den Fortschritt einer Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele und Vorgaben zu messen. Sie bieten eine Möglichkeit, den Erfolg bestimmter Maßnahmen zu verfolgen und zu bewerten und Bereiche zu ermitteln, die möglicherweise verbessert werden müssen.
KPIs werden zur Messung einer Vielzahl von Geschäftsaktivitäten und -prozessen verwendet, z. B. in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Produktion, Kundendienst und Finanzen. Durch die regelmäßige Überwachung und Analyse von KPIs können Unternehmen datengestützte Entscheidungen treffen, Trends und Muster erkennen und die Auswirkungen ihrer Maßnahmen messen. Darüber hinaus werden KPIs verwendet, um die Leistung des Unternehmens an verschiedene Interessengruppen wie Management, Mitarbeiter, Investoren und Kunden zu kommunizieren.
Erstellen von KPIs
Das Definieren von Key Performance Indicators (KPIs) für ein Unternehmen umfasst mehrere Schritte:
1
Identifizieren der Unternehmensziele:
Beginnen Sie damit, die spezifischen Unternehmensziele zu ermitteln, die die KPIs unterstützen sollen. Dadurch wird sichergestellt, dass die KPIs direkt auf die Gesamtstrategie des Unternehmens abgestimmt sind.
2
Auswahl der geeigneten KPIs:
Wählen Sie auf der Grundlage der ermittelten Geschäftsziele die KPIs aus, die für die Leistungsmessung am relevantesten und geeignetsten sind. Es empfiehlt sich, eine begrenzte Anzahl von KPIs zu verwenden, normalerweise 3 bis 5, um sich auf die wichtigsten Bereiche zu konzentrieren.
3
Setzen von klaren und messbaren Zielen:
Legen Sie für jeden KPI klare und messbare Ziele fest. So erhalten Sie einen Anhaltspunkt für die Messung des Fortschritts und die Bestimmung des Erfolgs.
4
Identifizieren der Datenquellen: Bestimmen Sie die Datenquellen, die für die Erfassung und Analyse der KPI-Daten verwendet werden sollen.
5
Einrichten eines Berichts- und Überwachungssystems: Entwickeln Sie ein System für die regelmäßige Erfassung, Analyse und Berichterstattung von KPI-Daten. Dies ermöglicht eine laufende Überwachung und Bewertung der Leistung.
6
Kommunikation und Aufklärung der Beteiligten: Kommunizieren Sie die KPIs und Ziele an alle relevanten Stakeholder, um sicherzustellen, dass diese sie akzeptieren und ihre Bedeutung verstehen.
7
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Überprüfen Sie die KPIs bei Bedarf und passen Sie sie an, wenn sich die Geschäftsziele, Strategien und externen Faktoren, die die Leistung beeinflussen können, ändern.
Beispiele
KPIs für ein Unternehmen können je nach Branche, Art des Unternehmens und spezifischen Zielen variieren. Einige gängige Beispiele für KPIs für verschiedene Bereiche eines Unternehmens sind jedoch:
- Vertrieb: Umsatz, Umsatzwachstum, Neukundengewinnung, Kundenbindungsrate
- Marketing: Website-Verkehr, generierte Leads, Konversionsrate, Customer Lifetime Value
- Produktion: Produktionseffizienz, Liefertermintreue, Ausschuss- und Nachbearbeitungsrate, Auslastungsgrad der Anlagen
- Kundenbetreuung: Kundenzufriedenheitsrate, Reaktionszeit, Lösungsrate beim ersten Anruf, Net Promoter Score
- Finance: Nettogewinn, Kapitalrendite, Gesamtkapitalrendite, Cashflow
- Personalwesen: Mitarbeiterfluktuationsrate, Abwesenheitsquote, Mitarbeiterzufriedenheit, Schulungs- und Entwicklungskosten.
Es ist wichtig zu beachten, dass ein bestimmter KPI von einem Unternehmen und seinen Zielen abhängt. Ein Einzelhandelsunternehmen kann zum Beispiel eine andere Reihe von KPIs haben als ein Softwareentwicklungsunternehmen.
Fallstricke beim Erstellen von KPIs
Einige häufige Fehler bei der Verwendung von Key Performance Indicators (KPIs) zur Überwachung von Unternehmenszielen sind:
- Nichtausrichtung der KPIs auf die Unternehmensziele: KPIs sollten in direktem Zusammenhang mit der Erreichung bestimmter Geschäftsziele stehen und diese unterstützen.
- Verwendung zu vieler KPIs: Zu viele KPIs können zu Verwirrung führen und es schwierig machen, sich auf die wichtigsten zu konzentrieren.
- Keine klaren Ziele setzen: KPIs sollten klare und messbare Ziele haben, um Fortschritte zu verfolgen und den Erfolg zu bestimmen.
- Keine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der KPIs: Wenn sich Unternehmensziele und -strategien ändern, sollten sich auch die KPIs ändern. Sie sollten bei Bedarf überprüft und angepasst werden.
- Keine Berücksichtigung des Kontexts: KPIs sollten im Kontext des gesamten Geschäftsumfelds und der externen Faktoren, die sie beeinflussen können, betrachtet werden.
- Keine Einbeziehung der richtigen Personen: KPIs sollten allen relevanten Stakeholdern mitgeteilt und von ihnen verstanden werden, um die Akzeptanz und die Beteiligung an der Erreichung der Ziele sicherzustellen.
Fazit
KPIs sind ein essentielles Werkzeug im modernen Marketing – und darüber hinaus. Vorausgesetzt man hält die Kernfunktion von KPIs, nämlich das Messen des Erfolgs von Maßnahmen zur Erreichung bestimmter Unternehmensziele, im Fokus und vermeidet gleichzeitig die typischen Fehler, kann man schon mit wenigen KPIs, Maßnahmen optimieren und deren Performance überwachen und verbessern.